Sommaire
1. Avant de relancer : les bonnes pratiques
Avant de copier-coller un modèle, quelques règles simples rendront vos relances fournisseurs beaucoup plus efficaces. Un email bien structuré obtient une réponse plus rapide et préserve la relation commerciale.
- Toujours mentionner le numéro de commande
Votre fournisseur gère des dizaines de clients. Sans référence précise, votre email finira dans la pile “je m'en occupe plus tard”.
- Rester professionnel et courtois
Même en cas de retard, l'agressivité ne fait qu'aggraver la situation. Un ton ferme mais respectueux obtient de meilleurs résultats.
- Fixer une deadline claire dans le mail
Demandez une réponse avant une date précise. “Merci de nous revenir d'ici vendredi” est beaucoup plus efficace que “merci de nous tenir informés”.
- Garder une trace écrite de chaque échange
Les confirmations par email valent de l'or en cas de litige. Évitez de vous reposer uniquement sur les appels téléphoniques sans suivi écrit.
2. 10 modèles d'emails de relance fournisseur
Chaque situation de relance a ses spécificités. Voici 10 modèles adaptés aux cas les plus fréquents. Remplacez les variables entre crochets par vos informations réelles.
1. Demande de date de livraison
Première relance, ton poli. Vous avez passé commande et vous souhaitez simplement connaître la date de livraison prévue.
Objet : Commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] – Date de livraison prévue
Bonjour,
Nous avons passé la commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] le [DATE_COMMANDE] auprès de vos services.
Pourriez-vous nous confirmer la date de livraison prévue pour cette commande ? Cette information nous est nécessaire pour organiser notre planning de production.
Merci de nous revenir d'ici [DATE_LIMITE_RÉPONSE].
Cordialement,
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_ENTREPRISE]
2. Relance polie après 5 jours sans réponse
Votre premier email est resté sans réponse. Cette relance rappelle poliment la demande initiale.
Objet : Relance – Commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE]
Bonjour,
Je me permets de revenir vers vous concernant la commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE]. Nous vous avions contacté le [DATE_PREMIER_EMAIL] pour connaître la date de livraison prévue, mais n'avons pas encore reçu de retour.
Pourriez-vous nous communiquer cette information dans les meilleurs délais ? Nous devons mettre à jour notre planning d'approvisionnement.
Merci par avance pour votre réponse rapide.
Cordialement,
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_ENTREPRISE]
3. Relance ferme pour retard confirmé
La date de livraison est dépassée. Ton plus ferme, vous rappelez l'engagement initial et demandez des comptes.
Objet : URGENT – Retard livraison commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE]
Bonjour,
La commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] devait être livrée le [DATE_PRÉVUE]. À ce jour, nous n'avons toujours rien reçu et n'avons pas été informés d'un éventuel report.
Ce retard a un impact direct sur notre activité. Nous avons besoin d'une nouvelle date de livraison ferme sous 24 heures.
Merci de traiter ce sujet en priorité.
Cordialement,
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_ENTREPRISE]
4. Urgence production / chantier bloqué
Situation critique : la production ou le chantier est à l'arrêt faute de livraison. Ton d'urgence maximale.
Objet : CRITIQUE – Arrêt de production lié à la commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE]
Bonjour,
La non-livraison de la commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] entraîne actuellement un arrêt de notre [production/chantier]. Chaque jour de retard supplémentaire génère des coûts importants pour notre entreprise.
Nous avons besoin d'une expédition immédiate ou, à défaut, d'une date de livraison garantie dans les plus brefs délais. Sans retour de votre part d'ici [DATE_LIMITE], nous serons contraints d'envisager des solutions alternatives.
Merci de nous rappeler dès réception de ce message.
Cordialement,
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_ENTREPRISE]
[NUMÉRO_TÉLÉPHONE]
5. Demande de confirmation d'expédition
La date de livraison approche. Vous vérifiez que la commande a bien été expédiée.
Objet : Commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] – Confirmation d'expédition
Bonjour,
La livraison de la commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] est prévue pour le [DATE_PRÉVUE]. Pourriez-vous nous confirmer que l'expédition a bien été effectuée ?
Si c'est le cas, merci de nous transmettre le bon de livraison ou le numéro de suivi transporteur.
Cordialement,
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_ENTREPRISE]
6. Relance après changement de date
Le fournisseur a déjà décalé une première fois la date de livraison. Vous demandez un engagement ferme sur la nouvelle date.
Objet : Commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] – Nouvelle date de livraison
Bonjour,
Nous avons bien noté le report de la livraison de la commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE], initialement prévue le [DATE_INITIALE] puis repoussée au [DATE_REPORTÉE].
Nous avons besoin d'un engagement ferme sur cette nouvelle date. Pouvez-vous nous confirmer que le [DATE_REPORTÉE] sera bien respecté ? Notre planning de [production/chantier] dépend de cette information.
Merci de votre retour avant le [DATE_LIMITE_RÉPONSE].
Cordialement,
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_ENTREPRISE]
7. Demande de numéro de suivi
L'expédition a été annoncée mais vous n'avez reçu aucun numéro de tracking pour suivre le colis.
Objet : Commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] – Numéro de suivi transporteur
Bonjour,
Vous nous avez confirmé l'expédition de la commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] le [DATE_EXPÉDITION]. Cependant, nous n'avons pas encore reçu le numéro de suivi transporteur.
Pourriez-vous nous le communiquer afin que nous puissions suivre l'acheminement et organiser la réception ?
Merci d'avance.
Cordialement,
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_ENTREPRISE]
8. Relance pour commande partielle
Vous avez reçu une partie de la commande, mais il manque des articles. Vous demandez le complément.
Objet : Commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] – Livraison partielle – Complément attendu
Bonjour,
Nous avons réceptionné une livraison partielle de la commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] le [DATE_RÉCEPTION]. Les articles suivants sont manquants :
– [ARTICLE_MANQUANT_1]
– [ARTICLE_MANQUANT_2]
Pourriez-vous nous indiquer quand le complément sera expédié ? Nous avons besoin de l'ensemble de la commande pour lancer notre [production/chantier].
Cordialement,
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_ENTREPRISE]
9. Escalade managériale
Vos relances précédentes sont restées sans effet. Vous passez au niveau supérieur en contactant le responsable commercial ou la direction du fournisseur.
Objet : Escalade – Commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] sans réponse depuis [NOMBRE_JOURS] jours
Bonjour [NOM_RESPONSABLE],
Je me permets de vous écrire directement car nos demandes concernant la commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] restent sans réponse depuis [NOMBRE_JOURS] jours malgré [NOMBRE_RELANCES] relances auprès de votre équipe commerciale.
Cette commande est critique pour notre activité et l'absence de visibilité sur la livraison nous met dans une situation difficile. Nous avons besoin d'un interlocuteur dédié et d'une date de livraison ferme sous 48 heures.
Sans retour de votre part, nous serons dans l'obligation de reconsidérer notre partenariat pour les commandes à venir.
Cordialement,
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_FONCTION]
[VOTRE_ENTREPRISE]
10. Relance préventive avant date prévue
La date de livraison approche. Vous prenez les devants pour vérifier que tout est en ordre avant qu'il ne soit trop tard.
Objet : Commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] – Point avant livraison du [DATE_PRÉVUE]
Bonjour,
La livraison de la commande [RÉFÉRENCE_COMMANDE] est prévue pour le [DATE_PRÉVUE], soit dans [NOMBRE_JOURS] jours. Nous souhaitons nous assurer que cette date est toujours d'actualité.
Pouvez-vous nous confirmer que la préparation est en cours et que la livraison sera bien effectuée à la date convenue ?
Merci pour votre retour.
Cordialement,
[VOTRE_NOM]
[VOTRE_ENTREPRISE]
Astuce
La relance préventive (modèle 10) est souvent la plus rentable. En vérifiant quelques jours avant la date prévue, vous détectez les problèmes à temps pour trouver des alternatives. C'est la relance qui évite les urgences.
3. Les erreurs à éviter dans vos relances
Avoir de bons modèles, c'est un début. Encore faut-il éviter les pièges classiques qui réduisent l'efficacité de vos relances fournisseurs.
Relancer par téléphone sans trace écrite
Le téléphone semble plus rapide, mais sans suivi écrit, vous n'avez aucune preuve de l'engagement du fournisseur. Si la date annoncée n'est pas respectée, c'est parole contre parole. Privilégiez toujours l'email, ou envoyez un récapitulatif après chaque appel.
Être agressif dans le ton
Un fournisseur en retard, c'est frustrant. Mais un email agressif ne fera qu'envenimer la relation. Votre fournisseur gère probablement un problème de son côté. Un ton ferme mais respectueux vous placera en priorité sur sa liste, là où un message insultant vous mettra en bas de pile.
Ne pas mentionner les références commande
“Où en est ma commande ?” sans numéro de référence, c'est le meilleur moyen d'obtenir une réponse dans 3 jours au lieu de 3 heures. Votre fournisseur a des dizaines de clients. Facilitez-lui le travail, il vous répondra plus vite.
Relancer trop tard
Attendre le jour de la livraison prévue pour demander si tout est en ordre, c'est déjà trop tard. Si le fournisseur annonce un retard à ce moment-là, vous n'avez plus aucune marge de manœuvre. La relance préventive 5 à 7 jours avant la date prévue est indispensable pour anticiper les problèmes.
“Avant, on découvrait les retards le jour J. Depuis qu'on relance systématiquement 5 jours avant, on a réduit les ruptures de stock de 60%.”
— Responsable approvisionnement, PME industrielle
4. Et si vous n'aviez plus à écrire ces emails ?
Ces 10 modèles vous feront gagner du temps, c'est sûr. Mais soyons honnêtes : même avec des modèles prêts à l'emploi, relancer manuellement chaque fournisseur reste chronophage. Il faut identifier les commandes à relancer, choisir le bon modèle, personnaliser l'email, l'envoyer, puis suivre la réponse.
Multipliez cela par 10, 20 ou 50 commandes en cours, et vous comprenez pourquoi les équipes achats y passent une bonne partie de leur journée.
C'est exactement le problème que Suiva résout.
- Relances automatiques par email
Suiva envoie automatiquement les emails de relance à vos fournisseurs selon le calendrier que vous définissez. Relance préventive, rappel après retard, escalade : tout est paramétrable.
- Collecte automatique des dates
Quand le fournisseur répond par email, Suiva analyse la réponse et extrait automatiquement la date de livraison annoncée. Plus besoin de lire chaque email et de mettre à jour votre tableau.
- Alertes sur les changements de date
Dès qu'un fournisseur annonce un décalage, vous êtes prévenu immédiatement. Vous pouvez réagir avant que le retard n'impacte votre activité.
- Historique complet et traçabilité
Chaque relance, chaque réponse, chaque changement de date est tracé automatiquement. Vous disposez d'un historique complet exploitable pour mesurer la fiabilité de vos fournisseurs.
Le résultat est concret : vous passez de 10 emails de relance par jour à zéro. Suiva s'occupe d'envoyer, de collecter les réponses et de vous alerter uniquement quand votre intervention est nécessaire.
Plus de temps perdu à chercher le bon modèle, à personnaliser chaque email, à vérifier si le fournisseur a répondu. Votre équipe se concentre sur ce qui crée de la valeur : négocier, optimiser le panel fournisseurs, gérer les cas vraiment complexes.
Conclusion
Ces 10 modèles d'emails de relance fournisseur couvrent les situations les plus courantes que vous rencontrez au quotidien. Copiez-les, adaptez-les à votre contexte, et vous gagnerez déjà un temps précieux.
Mais la vraie question est : combien de temps allez-vous continuer à écrire ces emails manuellement ? Quand vous gérez des dizaines de commandes, même le meilleur modèle ne résout pas le problème de fond. L'automatisation des relances fournisseurs est la seule solution durable pour libérer du temps et sécuriser vos approvisionnements.
Prêt à ne plus jamais écrire un email de relance fournisseur ?
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